Home > Moeilijke gesprekken via online omgevingen

Moeilijke gesprekken via online omgevingen

Veel mensen zijn positief verrast over de mogelijkheden om thuis te werken. De online tools om met teams te werken blijken redelijk effectief. Er zijn er zelfs die de eerste voorzichtige lessen trekken voor de toekomst: misschien toch niet voor elke vergadering iedereen in de file?

Naast alle mooie kanten van het thuiswerken is er één kant die sterk onderbelicht blijft. Dat is het voeren van de moeilijke gesprekken. De manager die een teamlid moet aanspreken op slechte performance. Teamleden die samen aan een project werken en elkaar feedback moeten geven. De manager die aan haar directeur moet duidelijk maken dat deze keuze echt kwalijke gevolgen kan hebben. Juist in deze periode merken we dat een aantal mensen in hun organisatie shinen terwijl anderen juist onderpresteren. Sommigen leveren meer dan verwacht. Anderen leveren te weinig of ontduiken. Het antwoord is dan niet: meer controle, micromanagement, op de huid zitten. Dat gaat niet werken. We weten dat vertrouwen krachtiger is dan controle.

Maar… van leidinggevenden wordt wel verwacht om de (toegevoegde) waarde van elke individuele medewerker en het collectief zo goed en effectief mogelijk tot haar recht te laten komen. Om dat te doen moet je kunnen aanspreken, moet je het gesprek kunnen voeren ook wanneer het spannend wordt.
Hoe doe je dat via Skype, via Teams, via Zoom of telefoon?

We weten immers allemaal dat fysieke aanwezigheid en echte verbinding van groot belang zijn om op een goede manier feedback of kritiek te geven (de termen worden wat arbitrair door elkaar gebruikt, maar daar ligt voor nu niet de focus). En ook wanneer je een moeilijk thema met je leidinggevende te bespreken hebt, zou je dat mogelijk liever in een ontmoeting doen.

Rust en ruimte

Niets is zo funest voor goede communicatie als een gebrek aan rust en ruimte. In heel existentiële zin geldt dit voor elke menselijke communicatie. Maar ook heel plat en praktisch: een slecht wifi signaal, beperkte bandbreedte, spelende kinderen op de achtergrond. Je kan niet alles arrangeren, maar als je weet dat je een spannend gesprek gaat voeren, zorg dan op z’n minst voor voldoende tijd, een rustige ruimte en een goede online verbinding.

Sluit een goed contract

Aan het begin van een gesprek moet je met elkaar een aantal dingen afgesproken hebben. Er moet een gemeenschappelijke grond zijn waarop je de communicatie bouwt. Een aantal belangrijke punten: controleer bij jezelf en je gesprekspartner of de verbinding goed is (het beruchte: “hallo, kunnen jullie mij horen?” is niet voor niets zo prominent!). Spreek af hoeveel tijd je neemt. Of je wel of geen beeldverbinding gebruikt. Maak duidelijk, zeker als je dat nog niet gedaan hebt, waar je over wilt spreken en wat het doel is van het gesprek.

Wees duidelijk, maar communiceer verbindend

Onthoud dat dingen veel minder genuanceerd overkomen. Wees duidelijk, maar probeer in je taal zacht te communiceren. Juist die non-verbale elementen die voor verbinding zorgen bij fysieke nabijheid verliezen hun kracht in online omgevingen. Het net iets kantelen van je hoofd als teken van begrip. Het iets naar voren buigen om nabij te komen. De armen wijd uit elkaar om openheid te geven. Dit alles verliest vrijwel alle kracht via video conferencing. Dus… gebruik taal die bewust verbinding oproept. Nadat je verteld hebt dat je ontevreden bent over geleverd werk, vraag je bewust: “Hoe komt dit bij je binnen?” Je checkt dus gedurende het gesprek hoe de ander dingen hoort. Of dingen feitelijk begrepen worden, maar ook hoe de emotionele lading van communicatie overkomt.

Kom erop terug

Als je samen op een werkplek zit, zie je elkaar vaak snel weer. Je wordt gedwongen om te communiceren met elkaar. Stel dat jouw boodschap mij ’s nachts heeft wakker gehouden, dan is de kans groot dat we dat in onze sociale interactie en fysieke nabijheid gaan merken. Je ziet de wallen onder mijn ogen. Je merkt dat ik minder reageer. Omdat we thuiswerken spreken we elkaar misschien maar één of twee keer per week (of zelfs nog minder). Daarom heb je de verantwoordelijkheid om terug te komen op het gesprek, of dat nu bij een collega, een medewerker of een leidinggevende is. Check hoe je boodschap is overgekomen.

Wat zijn jouw ervaringen met moeilijke gesprekken online? Met welke tips kunnen anderen hun voordeel doen?

Jan Visser (Partner Hoek Consultants)
Referenties
Dick Vlasblom, Director Project and Integration Management

"Sinds een aantal jaar coacht Frans Hoek mij in mijn functie als Managing Director van een internationale organisatie. Frans is uitstekend in staat mij een spiegel voor te houden, hetgeen helpt bij het dagelijks functioneren. Tevens heeft hij ons bedrijf begeleid bij organisatorische veranderingen. Door zijn ruime ervaring bij het coachen van bestuursleden kan hij de theorie vertalen naar de praktijk. Dat maakt hem en zijn bedrijf Hoek Consultants voor mij uniek."

Bert Ferwerda, lnterim HR Directeur

"Samenwerking met Hoek Consultants en met name met Frans Hoek dateert al uit de “Friesland Bank” periode (2012) en is blijven bestaan ook bij verandering van organisatie.. De persoonlijke en no-nonsens benadering van Frans Hoek, direct maar op maat toegesneden heeft geresulteerd in een lange en vruchtbare samenwerking. Juist de “samenwerking” als partners i.p.v. een afstandelijke opdrachtgever / opdrachtnemer relatie maakt het verschil in werkwijze en beleving. Niet alleen in outplacementtrajecten, maar ook bij leadership coaching zie je het effect van persoonlijke benadering en behandeling. Met veel respect voor de individu maar wel to-the-point zijn meerdere collega’s uitstekend verder geholpen in hun ontwikkeling en groei. Ten alle tijden is er een luisterend oor en kun je zowel Frans Hoek als de andere Partners bereiken."

Jaap Blokhuis - Voorzitter Raad van Toezicht Open Doors

"Conform richtlijnen evalueren wij jaarlijks ons functioneren als Raad van Toezicht van Stichting Open Doors. Omdat een interne evaluatie na enkele jaren weinig nieuw inzicht geeft zijn wij op zoek gegaan naar een externe partij om ons daarin te begeleiden en verdieping aan te brengen. Vanwege eerdere goede ervaringen op andere HR terreinen kozen wij voor Hoek Consultants uit Ede.
Input voor deze dag waren TMA lijsten zoals door de participanten ingevuld en individuele gesprekken met alle deelnemers. De uitkomsten hiervan alsmede een aantal bredere onderwerpen die te maken hebben met bestuur, leiderschap en governance werden systematisch ingeleid en intensief besproken tijdens de evaluatiedag die op 8 oktober 2020 plaats vond. Frans Hoek leidde ons voortvarend en inspirerend door de gespreksonderwerpen heen en wist op ingetogen wijze een boeiende gedachtenwisseling tot stand te brengen waarbij nieuwe inzichten ontstonden. Hierbij werden ook lastigere onderwerpen bespreekbaar, in een veilige setting. Wij kijken terug op een uitstekende evaluatiedag en gingen naar huis met een negental concrete actiepunten, waar we op dit moment met groot enthousiasme aan werken."

Paul Riemens - Voorzitter Raad van Toezicht Ziekenhuis St Jansdal
"Authenticiteit is voor mij het fundament van leiderschap en onontbeerlijk voor een leider. Frans Hoek is voor mij iemand die met zijn bijzondere stijl en aanpak een directieteam of leider op veilige wijze in de spiegel laat kijken. Hij doet dit op zo’n subtiele wijze dat een authentiek zelfbeeld ontstaat met een wil en overtuiging om immer te ontwikkelen en te verbeteren."
John Luijben Clustermanager HR

“De afgelopen jaren heb ik Frans Hoek leren kennen als een plezierige maar ook zeker stevige gespreks- en sparringpartner die de confrontatie niet uit de weg gaat. De opdrachten op het gebied van coaching en outplacement die hij voor ons heeft gedaan zijn uitstekend afgerond tot volle tevredenheid van partijen. Hij heeft oog voor de belangen van beide partijen en gaat daar op zeer integere wijze mee om. Frans is een scherpe analyticus heeft een groot netwerk op hoog niveau.”

Ronald Kajuiter, HR Director

"Peter is een sterke en beschouwende business consultant. Hij gaat verder dan het uitvoeren van een opdracht en brengt eerst alle achtergronden en succesfactoren in kaart. Hij doet dit vanuit een brede kennis van de business en door scherpe vragen te stellen om tot de kern van de vraag te komen. Hierdoor is de kans op succes sterk vergroot. Peter besteedt veel tijd aan de kandidaten om zeker te zijn van een goede match. Hij gaat niet over één nacht ijs en stapt niet in de valkuil om bij twijfel of niet volledige geschiktheid toch door te gaan. Al met al een sterke partner voor vele organisaties."

Diederik Brand , People Director

"Voor een snel groeiend bedrijf als Samsung, met haar eigen specifieke cultuur, is passend Leiderschap een must in het bereiken van onze Visie 2020 doelstellingen. Hoek Consultants heeft zich een sterke partner getoond in het neerzetten van persoonlijke coachingstrajecten voor enkele van onze Leiders binnen Samsung Electronics Europe Logistics. V2020 “Inspire the World, Create the Future”, is daarmee weer een stapje dichterbij gekomen.”

Ans Knape, VP HR&O Operations & Sales ASML

"Al een decennium lang is Frans Hoek voor mij een betrouwbare en stabiele partner op het gebied van Executive Search en Executive Coaching. De wijze waarop hij persoonlijk acteert in het vaak moeilijke speelveld van Executive Coaching is bewonderingswaardig en dan met name ook de ontwikkeling die de coachee(of het individu) laat zien als resultaat van zijn coaching. De woorden van Lao Tzu zijn hier van toepassing: “When I let go of what I am, I become what I might be.” Dat is wat Frans Hoek kan bewerkstelligen!"

Hans Huijbers, voormalig Voorzitter ZLTO
“Als bestuurder heb je informatie nodig om de juiste beslissingen te kunnen nemen. Daar zijn deskundige medewerkers voor in dienst. Maar bestuurders hebben ook behoefte om ‘off the record’ te kunnen sparren en hun dilemma’s te delen met een buitenstaander die goed kan luisteren en een spiegel kan voorhouden.”
Hans van 't Hof, HR Director Pelican Rouge
"Hoek Consultants ken ik al geruime tijd. HC heeft ons geholpen met een sterke inhoudelijke management bijeenkomst. Daarnaast zijn er managers die gebruik hebben gemaakt van coaching en is er outplacement ingezet bij een reorganisatie. De contacten zijn open, professioneel en praktisch. Medewerkers hebben de bijdrage als zeer zinvol ervaren."
Commercieel Directeur
“Wees gerust, je bent niet uniek”, waren de eerste woorden die de spiegel mij toesprak gedurende mijn eerste gesprek met Frans. Weer een illusie armer, maar wel een ervaring rijker. Een gezin stichten, vrienden maken en verliezen, collega’s krijgen en verliezen, familieleden verliezen en twintig jaar internationaal hard werken maken het wel eens dat je jezelf en je naasten “vergeet”. Frans heeft mij in een aantal sessies een veelheid aan inzichten gegeven over mezelf. We voelden elkaar goed aan. Door onze gesprekken ben ik mezelf en mijn omgeving veel beter gaan leren kennen. Door de directe en plezierige manier van communiceren werden mijn drijfveren, doelen, valkuilen, eigenaardigheden en sterke kanten al snel duidelijk en bovenal overzichtelijk. Ik kwam mezelf tegen en liep mezelf voorbij. Alleen deze keer zwaaiend. Voelt een stuk beter! Het leven is te mooi om te tobben."
Director Internal Audit
"Een telefoontje. Met een vraag of mijn huidige baan nog wel voldoende boeiend was. Dat was wel het geval, maar toch weet Frans daar een vervolggesprek aan te knopen. En van het een komt het ander. Uiteindelijk toch de laatste stap niet gezet. Wij hebben nog regelmatig contact op professioneel vlak, maar met Frans kan het ook een persoonlijk gesprek worden. Dat maakt het verschil, want tussen de vele zenders in zijn vakgebied is Frans een zeldzame ontvanger."
Robert Swensson, Senior Consultant Food
"Ik ken Peter als een sterke en zeer bij zijn werk betrokken persoon. Hij heeft een heldere visie op hoe hij coachend het beste uit de mens kan halen. Hij nodigt anderen uit mee te denken en staat open voor een ieder. Hij is dienstbaar aan de klus en is resultaatgericht op het halen van gestelde doelen. Ik zie in hem een perfecte trainer/coach die door zijn doen en laten mensen voor zich kan winnen. Netwerken opbouwen en onderhouden en mensen enthousiasmeren is dan ook zeker één van zijn krachten. Tijdens het afgelopen traject van 4 maand heeft Peter een goede invloed voor mij en indirect voor Aequor kunnen zijn."
Stefan Wasser, Diviseon Director HR - Mainland Europe - Emerging Markets at Arriva Group
"Bij het vinden van het juiste managementpotentieel gaat het altijd om meer dan alleen de juiste kwalificaties van de persoon, zoals opleidingen en ervaring. Bij Hoek Consultants wordt de match ook gemaakt op de juiste fit met de missie van de functie, het toekomstige team en de betreffende organisatiecultuur. In goede dialoog met de opdrachtgever wordt zo het vizier haarscherp gericht op de meest complete kandidaat. Al vanaf midden jaren negentig doe ik daarom resultaatgericht zaken met Hoek Consultants, en dat is al twee generaties Hoek lang bijzonder plezierig!"
Contact
Keesomstraat 40
6716 AB Ede

Telefoon: 0317-74 40 50
Email: info@hoekconsultants.nl

Volg ons

© Copyright 2022 Hoek Consultants B.V. Disclaimer Contactgegevens Sitemap Privacy
OTYS Recruiting Technology
Hoek Consultants B.V. gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en vacatures af te stemmen op je interesses.
Close