Evaluatie van toezichthouders

Recente referenties over begeleiding RvT zelfevaluatiesessie:
"Conform richtlijnen evalueren wij jaarlijks ons functioneren als Raad van Toezicht van Stichting Open Doors. Omdat een interne evaluatie na enkele jaren weinig nieuw inzicht geeft zijn wij op zoek gegaan naar een externe partij om ons daarin te begeleiden en verdieping aan te brengen. Vanwege eerdere goede ervaringen op andere HR terreinen kozen wij voor Hoek Consultants uit Ede.
Input voor deze dag waren TMA lijsten zoals door de participanten ingevuld en individuele gesprekken met alle deelnemers. De uitkomsten hiervan alsmede een aantal bredere onderwerpen die te maken hebben met bestuur, leiderschap en governance werden systematisch ingeleid en intensief besproken tijdens de evaluatiedag die op 8 oktober 2020 plaats vond. Frans Hoek leidde ons voortvarend en inspirerend door de gespreksonderwerpen heen en wist op ingetogen wijze een boeiende gedachtenwisseling tot stand te brengen waarbij nieuwe inzichten ontstonden. Hierbij werden ook lastigere onderwerpen bespreekbaar, in een veilige setting. Wij kijken terug op een uitstekende evaluatiedag en gingen naar huis met een negental concrete actiepunten, waar we op dit moment met groot enthousiasme aan werken."

Jaap Blokhuis - Voorzitter Raad van Toezicht Open Doors

"Authenticiteit is voor mij het fundament van leiderschap en onontbeerlijk voor een leider. Frans Hoek is voor mij iemand die met zijn bijzondere stijl en aanpak een directieteam of leider op veilige wijze in de spiegel laat kijken. Hij doet dit op zo’n subtiele wijze dat een authentiek zelfbeeld ontstaat met een wil en overtuiging om immer te ontwikkelen en te verbeteren."

Paul Riemens - Voorzitter Raad van Toezicht Ziekenhuis St Jansdal

De Raad van Commissarissen / Raad van Toezicht dient ten minste één keer per jaar een (zelf)evaluatie te houden, zowel van de Raad als van de individuele leden. Eens per twee jaar doet de RvC dat onder onafhankelijke, externe begeleiding.
Waar nodig worden afspraken gemaakt met betrekking tot het functioneren van (leden van) de raad. Ook de onderlinge samenwerking in de RvC en de relatie tot het Bestuur is onderwerp van de evaluatie. Tevens wordt vaak aan de zelfevaluatie het scholingsplan voor de leden van de Raad gekoppeld. De begeleiding van de evaluatie door een externe deskundige partij vermindert de vrijblijvendheid van de zelfevaluatie. Het maakt ook gevoelige aangelegenheden makkelijker bespreekbaar. Tenslotte kan begeleiding door een externe deskundige bijdragen aan een zekere objectivering van bevindingen van de zelfevaluatie.

Hoek Consultants heeft jarenlange ervaring in teamontwikkeling en de begeleiding van deze zelfevaluaties. Onze Partners zijn zelf actief in toezichthoudende functies: drs. J. Visser (Onderwijs) en mr. R.M. Calkhoven (Woningcorporaties, Welzijn, Onderwijs). In de zelfevaluatie wordt uitvoerig stilgestaan bij de opdracht, kernfuncties en randvoorwaarden voor een goed functionerend team van toezichthouders. Naast aandacht voor de harde of traditionele controls en instrumenten van toezicht, besteden wij tijdens de zelfevaluatiebijeenkomsten veel aandacht aan cultuur en gedrag: de zogenaamde soft skills. Deze controls appelleren aan de motivatie, loyaliteit, integriteit en normen en waarden van de leden van de Raad. Soft controls richten zich dan ook meer op het beïnvloeden van gedrag, het motiveren van individuen en het tonen van leiderschap.

Werkwijze

Hoek Consultants zal eerst de individuele RvC/RvT-leden persoonlijk interviewen over het functioneren van de Raad. Daarnaast wordt een teamanalyse-instrument ingezet waarin de individuele persoonlijkheidsprofielen van de leden van de Raad worden gecombineerd tot een teamprofiel. De teamanalyse wordt gebruikt voor de vorming van nieuwe teams of het opsporen van (mogelijke) knelpunten en kansen in bestaande teams. Het rapport dat gegenereerd wordt maakt direct inzichtelijk en bespreekbaar waar de knelpunten en de sterke punten van het team liggen.

De uitkomst geeft informatie over de voorzitter en de verschillende leden van de Raad en leidt tot een betere balans en betere prestaties van het team. De bevindingen, aandachtspunten en aanbevelingen n.a.v. de individuele gesprekken en de uitkomst van de teamanalyse zullen worden besproken in de zelfevaluatiebijeenkomst. Bij de begeleiding van Hoek Consultants van de zelfevaluatie staan vertrouwelijkheid, integriteit en het bevorderen van professionaliteit voorop. Neemt u gerust contact met ons op voor een afspraak, wij lichten onze werkwijze graag in een persoonlijk gesprek toe.

In hoeverre oefent de Raad van Toezicht haar rol uit als toezichthouder?

Het gaat hier om het praktisch en efficiënt toezicht houden op het bestuur. In hoeverre wordt er adequaat toezicht gehouden in de meest belangrijke opzichten en wat zijn sterke en zwakke punten?
Belangrijke ijkpunten zijn het uitoefenen van toezicht op:

Koers en strategisch beleid van de organisatie.
Maatschappelijke meerwaarde en effectiviteit.
Maatschappelijke verantwoordelijkheid.
Financiële performance.
Organisatieontwikkeling en potentiële reorganisatie.
Kwaliteitsbeleid.
Sociaal beleid en arbeidsvoorwaarden.
Operationele bedrijfsvoering.
Kwaliteit van directie en management.

De Raad van Toezicht dient in dit opzicht te beschikken over de nodige achtergrondinformatie en deze eventueel aanvullend te verkrijgen door een beroep te doen op personen dan wel instanties.
Wat dit laatst betreft zijn de volgende mogelijkheden denkbaar:

Het bestuur van de organisatie.
Specialisten.
Middenmanagement.
Ondernemingsraad of cliëntenraad.
De interne of externe accountant.
Externe deskundigen.

Het is hierin tevens van belang of de Raad van Toezicht effectief de middelen heeft om in te grijpen wanneer dit nodig mocht zijn.

In hoeverre oefent de Raad van Toezicht haar rol uit als werkgever?

Het functioneren van het bestuur staat hier centraal. Evalueert de Raad van Toezicht dit functioneren en gebruikt zij hiervoor de aangewezen instrumenten? Treedt zij voldoende in overleg met de specifieke bestuurders ten einde voldoende geïnformeerd te blijven omtrent het functioneren dan wel niet functioneren van specifieke personen? Het tijdig signaleren van niet functioneren werkt preventief. Ook de werving en selectie van eventuele kandidaten behoort tot de verantwoordelijkheden.

In hoeverre oefent de Raad van Toezicht haar rol uit als adviseur?

Hierbij is met name van belang wat de frequentie is waarop de Raad van Toezicht gebruik maakt van haar taak om het bestuur gevraagd dan wel ongevraagd te adviseren. Daarnaast is het van eminent belang te analyseren in welke gevallen hier juist wel of niet voor wordt gekozen. Ook de wijze waarop, formeel dan wel informeel, schriftelijk dan wel mondeling, bepaalt de effectiviteit en transparantie van de adviesrol.

In hoeverre oefent de Raad van Toezicht haar rol uit als controleorgaan?

Er dient inzichtelijk te worden gemaakt in de wijze waarop het bestuur, het toezicht, de interne besturing en de control functie binnen de organisatie formeel zijn geregeld. Bij de controle hiervan dient aandacht te worden besteed aan onder andere: de doelstellingen van de rechtspersoon en de statutair vastgestelde verantwoordelijkheden en de bevoegdheden van het bestuur en de Raad van Toezicht, waarbij wederom transparantie een belangrijke kernwaarde moet zijn.

In hoeverre waarborgt de Raad van Toezicht haar eigen kwaliteit?

Frequente evaluatie en beoordeling van het eigen functioneren staat hierbij centraal, waarbij wordt gezocht naar verbeterpunten. Hieraan kan invulling worden gegeven via zelfevaluaties, professionele methodieken van evaluatie, evaluatie onder begeleiding van deskundigen dan wel interne bespreking betreffende individuele kwaliteiten en inzet. Benodigde opleiding van individuele leden kan hierbij van grote waarden zijn teneinde de kwaliteit te verhogen. Beoordelingen van het bestuur van de organisatie en een regelmatig geactualiseerde profielschets zijn tevens mogelijkheden om kwaliteit te waarborgen.

Voor meer informatie over de mogelijkheden, neem dan Contact met ons op.