In de afgelopen jaren heeft Hoek Consultants zich ontwikkeld tot een strategisch partner voor Raden van Toezicht, Raden van Commissarissen en Bestuurders. Deze stevige toezichthoudende taak maakt het van groot belang dat er als een team wordt geopereerd en dat kleine risico’s kunnen worden herkend en worden benoemd. Organisaties, alsmede meer specifiek belangenorganisaties, hechten grote waarde aan een professionele toezichthouder die zich naast de verplichte educatie en maatschappelijke verantwoording, ook zelf evalueert. Deze evaluatie richt zich op een aantal kernpunten.
Het gaat hier om het praktisch en efficiënt toezicht houden op het bestuur. In hoeverre wordt er adequaat toezicht gehouden in de meest belangrijke opzichten en wat zijn sterke en zwakke punten?
Belangrijke ijkpunten zijn het uitoefenen van toezicht op:
- Koers en strategisch beleid van de organisatie.
- Maatschappelijke meerwaarde en effectiviteit.
- Maatschappelijke verantwoordelijkheid.
- Financiële performance.
- Organisatieontwikkeling en potentiële reorganisatie.
- Kwaliteitsbeleid.
- Sociaal beleid en arbeidsvoorwaarden.
- Operationele bedrijfsvoering.
- Kwaliteit van directie en management.
De Raad van Toezicht dient in dit opzicht te beschikken over de nodige achtergrondinformatie en deze eventueel aanvullend te verkrijgen door een beroep te doen op personen dan wel instanties.
Wat dit laatst betreft zijn de volgende mogelijkheden denkbaar:
- Het bestuur van de organisatie.
- Specialisten.
- Middenmanagement.
- Ondernemingsraad of cliëntenraad.
- De interne of externe accountant.
- Externe deskundigen.
Het is hierin tevens van belang of de Raad van Toezicht effectief de middelen heeft om in te grijpen wanneer dit nodig mocht zijn.
Het functioneren van het bestuur staat hier centraal. Evalueert de Raad van Toezicht dit functioneren en gebruikt zij hiervoor de aangewezen instrumenten? Treed zij voldoende in overleg met de specifieke bestuurders ten einde voldoende geïnformeerd te blijven omtrent het functioneren dan wel niet functioneren van specifieke personen? Het tijdig signaleren van niet functioneren werkt preventief. Ook de werving en selectie van eventuele kandidaten behoort tot de verantwoordelijkheden.
Hierbij is met name van belang wat de frequentie is waarop de Raad van Toezicht gebruik maakt van haar taak om het bestuur gevraagd dan wel ongevraagd te adviseren. Daarnaast is het van eminent belang te analyseren in welke gevallen hier juist wel of niet voor wordt gekozen. Ook de wijze waarop, formeel dan wel informeel, schriftelijk dan wel mondeling, bepaalt de effectiviteit en transparantie van de adviesrol.
Er dient inzichtelijk te worden gemaakt in de wijze waarop het bestuur, het toezicht, de interne besturing en de control functie binnen de organisatie formeel zijn geregeld. Bij de controle hiervan dient aandacht te worden besteed aan onder andere: de doelstellingen van de rechtspersoon en de statutair vastgestelde verantwoordelijkheden en de bevoegdheden van het bestuur en de Raad van toezicht, waarbij wederom transparantie een belangrijke kernwaarde moet zijn.
Belangrijk zijn hier de afspraken die de Raad van Toezicht heeft gemaakt omtrent haar eigen aanpak, werkwijze en verantwoording. En in hoeverre zij oog heeft voor potentiële verbeteringen. Naast praktische punten als jaarplanning, tijdschema en agendavaststelling, is ook de relatie tussen de voorzitter en het bestuur van groot belang alsmede de communicatie tussen verschillende leden van de RvT.
Frequente evaluatie en beoordeling van het eigen functioneren staat hierbij centraal, waarbij wordt gezocht naar verbeterpunten. Hieraan kan invulling worden gegeven via zelfevaluaties, professionele methodieken van evaluatie, evaluatie onder begeleiding van deskundigen dan wel interne bespreking betreffende individuele kwaliteiten en inzet. Benodigde opleiding van individuele leden kan hierbij van grote waarden zijn teneinde de kwaliteit te verhogen. Beoordelingen van het bestuur van de organisatie en een regelmatig geactualiseerde profielschets zijn tevens mogelijkheden om kwaliteit te waarborgen.
